Danh sách các chiến lược quản lý thông tin giúp Công ty luật lớn mạnh hơn
Chiến lược quản lý thông tin hiện nay là vô cùng quan trọng, dù trong bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào. Một công ty luật rất cần có chiến lược quản lý và truyền bá thông tin tốt, giúp hệ thống nội bộ trở nên trơn tru, quan hệ với khách hàng hiệu quả hơn.
Quản lý rút kinh nghiệm sau vụ việc
Rút kinh nghiệm sau vụ việc tập trung vào những bài học thu được – mục tiêu của chúng ta là gì, những tình huống thực tế xảy ra, tại sao chúng xảy ra và rút ra bài học gì? Đây là hoạt động thường niên của các công ty dịch vụ khác và đang bắt đầu được tiếp cận bởi các công ty luật. Những đánh giá công khai giúp hiệu suất tốt hơn, tài chính minh bạch hơn, độ hàng lòng khách hàng tăng và nâng cao nhuệ khí.
Sử dụng tư duy luật sư để hoàn thành công việc
Luật sư khá khác biệt – họ thường đa nghi, khả năng xử lý tình huống khẩn cấp tốt, khó gần, nhạy bén và tự chủ cao. Những thuộc tính cá nhân này hướng tới khả năng phục vụ khách hàng tốt, nhưng cũng có thể khiến khó quản lý. Chính những tính cách này giúp họ vượt qua thử thách và chịu trách nhiệm trước nội bộ, điều này cũng nâng cao hiệu quả và chất lượng thực hiện.
Dành ưu tiên cho các đề án có giá trị và độ khó nhất định.
Những sáng kiến thực thi hiệu quả cần phù hợp với chiến lược doanh nghiệp, và phải được chọn lọc qua giá trị mà chúng đem lại cho nhóm và độ khó trong việc thực hiện. Bắt đầu xử lý công việc với những sáng kiến có giá trị cao, được xếp hạng từ dễ đến khó. Một vài ý tưởng dễ nhưng giá trị thấp cũng được chú ý để so sánh kết quả. Tránh áp dụng sáng kiến khó và giá trị thấp.
Xử lý lỗ hổng giữa quy định gửi email và tình hình thực tế.
Không tuân theo quy định viết email của công ty diễn ra ngày càng phổ biến. Kết quả là không thể kiểm soát được những lời khuyên nào đã gửi đi dưới danh nghĩa công ty, bất lực trong việc tìm kiếm thông tin người tiền nhiệm đã làm để hoàn thiện hồ sơ khách hàng. Có rất nhiều lý do khiến một luật sư không tuân theo quy định. Hệ thống kỹ thuật của công ty hiếm khi là vấn đề. Giải pháp là cần phải điều tra nghiên cứu tất cả nguyên nhân và giải quyết lỗ hổng của từng cá nhân trong tập thể. Luật sư cấp cao chủ động tham gia giám sát cũng là điều cần thiết.
Tập trung tăng hiệu suất hoạt động nhóm
Cải thiện hiệu suất của công ty luật cần bắt đầu với những nhóm nhỏ. Luật sư hành nghề có thể xác định tốt những thay đổi nào sẽ tạo ra sự khác biệt lớn lao trong vụ việc. Công ty cần bắt đầu định hướng với hai hoặc ba nhóm trước. Khuyến khích mọi người đưa ra đề xuất hoặc vấn đề tồn đọng, cùng nhau làm sáng tỏ để đưa ra giải pháp cụ thể. Chọn các giải pháp phù hợp nhất với các mục tiêu chiến lược của công ty. Trong quá trình hành nghề của luật sư, cách này không chỉ tạo ra ý tưởng tốt nhất, mà còn thu hút các luật sư khác tham gia, nâng cao tình đoàn kết và hợp tác lẫn nhau.
Lưu trữ và liên kết các dữ liệu quá khứ quan trọng
Nhiều công ty đang bỏ lỡ cơ hội thu thập thông tin kinh nghiệm quan trọng trong chính nội bộ doanh nghiệp. Hãy để một bộ phận chuyên môn thu thập và kết nối các thông tin, từ đó tạo ra hệ thống dữ liệu nội bộ vững chắc. Các luật sư trong doanh nghiệp đều có thể dễ dàng tìm kiếm và so sánh với vấn đề mình đang xử lý:
- Đánh giá mức phí tiêu chuẩn trước đây và thiết lập các khoản thỏa thuận phí thay thế
- Tham khảo các tiền lệ trong doanh nghiệp
- Tham vấn chuyên gia trong công ty đã từng xử lý như thế nào
- Đề xuất trao đổi vấn đề với luật sư có kinh nghiệm liên quan
Giảm thiểu nhưng không loại bỏ sự tham gia của luật sư trong việc giải quyết vụ việc
Cải tiến việc thực hiện ý tưởng giảm thiểu sự tham gia của luật sư là điều cần thiết. Các luật sư tạo ra giải pháp, nhưng thực hiện bằng những học viên. Một luật sư sẽ biết tình huống này sẽ phải làm thế nào, và những học viên sẽ được đào tạo định kỳ và đưa ra các sáng kiến được luật sư phê duyệt. Tuy nhiên, phần lớn các công việc nên được thực hiện bởi những người không phải luật sư. Một nhóm được phát triển bởi một luật sư trưởng, tuân theo kế hoạch bằng văn bản, đưa ra thay đổi dần dần bằng việc đào tạo và tiếp thị luật.
Tạo một trang web tìm kiếm sản phẩm phục vụ dễ như mua sắm trên Amazon.com
Công cụ tìm kiếm dịch vụ của công ty luật giống Google là chưa phù hợp với thị hiếu hiện nay. Thay vào đó, việc tìm kiếm nên hoạt động giống với các kênh mua sắm trực tuyến, dùng bộ lọc thích hợp để cho ra các kết quả chính xác. Đa số các hãng luật đã có website cần có cho riêng mình. Nhưng họ cần một phương pháp tiếp cận đúng đắn: thiết kế các trang tương tác riêng biệt không phải một giải pháp toàn diện, nên xây dựng một hệ thống thông tin có thể chọn lọc dễ dàng, ghi nhãn tag các tài liệu, đồng thời hiển thị liên kết với luật sư chuyên ngành. Nếu hoàn thành được ưu tiên số 1 này, thì bạn hãy tận hưởng sự hiệu quả của bộ lọc tìm kiếm đã khiến các công ty lớn đạt đến thành công như thế nào.
Sử dụng checklist thay cho văn bản tiêu chuẩn
Báo cáo công việc theo mẫu tiêu chuẩn khá tốn thời gian và không rõ ràng. Một danh sách các đề mục dạng checklist có thể thay thế việc điền một đoạn văn dài, đem lại hiệu quả tối ưu. Mẫu tiêu chuẩn mất khá nhiều thời gian để hoàn thiện và đôi khi không theo đúng hướng. Checklist dễ dàng chọn lựa, nhanh chóng trong việc cập nhật và nâng cấp theo thời gian. Cuối cùng qua nhiều lần cải thiện, checklist đó sẽ trở thành mẫu tiêu chuẩn riêng của công ty bạn. Hãy bắt đầu dự án thay đổi mẫu báo cáo công việc là một checklist và nhìn kết quả tức thì mà nó đem lại nhé.
Thành lập nhóm hoạt động nội bộ để cập nhật thông tin
Cho phép mỗi nhóm kiểm soát nội dung công việc và thiết kế trang mạng riêng. Nhờ đó nâng cao hiệu suất làm việc nhóm và xây dựng môi trường làm việc thân thiện. Phải có một hệ thống công nghệ để thu hút các luật sư thực hiện sáng kiến này. Một diễn đàn chuyên trao đổi giữa các luật sư sẽ là nơi họ thỏa sức sáng tạo, chia sẻ thông tin mới hữu ích, đó chính là chìa khóa cho mạng lưới thành công.
